Niekiedy z różnych przyczyn oryginalne dokumenty muszą być zastąpione przez ich kopie, przy czym moc dowodową posiadają wyłącznie odpisy uwierzytelnione. Poświadczenie dokumentu za zgodność z oryginałem (tzw. kopia wierzytelna) umożliwia posługiwanie się dokumentem w kilku różnych miejscach jednocześnie. Notariusz Kaja Kuźnicka w Jeleniej Górze dokona poświadczenia dokumentów za zgodność z oryginałem w naszej kancelarii notarialnej w Jeleniej Górze.
„Kopia wierzytelna” to poświadczanie zgodności odpisu lub wyciągu z okazanym dokumentem
Dokonując poświadczenia zgodności z oryginałem odpisu notariusz stwierdza, że odpis odzwierciedla całą treść przedstawionego notariuszowi oryginału. Z kolei w przypadku poświadczenia zgodności z oryginałem wyciągu notariusz stwierdza, że wyciąg odpowiada niektórym elementom treści przedstawionego notariuszowi oryginału. W przypadku poświadczenia zgodności z oryginałem odpisu (wyciągu) niezbędne jest wykonanie w kancelarii notarialnej kserokopii oryginału dokumentu, na której to kserokopii notariusz umieszcza odpowiednią wzmiankę o jej zgodności z oryginałem i składa podpis oraz pieczęć. Standardowo kserokopie wykonywane są w barwach czarno-białych, ale na życzenie klienta odpis może być wykonany w kolorze.
Czy odpis to kopia?
Zgodnie ze słownikiem języka polskiego kopia to rzecz dokładnie odtworzona z oryginału. Kopia dokumentu jest zgodna nie tylko z treścią oryginału, ale również odzwierciedla jego układ graficzny. Pojęcie odpisu występuje np. w przepisach Kodeksu postępowania administracyjnego (dalej: kpa), choć sama ustawa nie zawiera jego legalnej definicji. Według definicji słownika języka polskiego odpis to kopia lub przepisany tekst oryginalnego dokumentu. Sposób sporządzenia odpisu nie jest prawnie uregulowany. Odpis może być wykonany odręcznie poprzez opisanie wyglądu dokumentu i przepisanie jego treści. Obecnie dzięki postępowi technologicznemu odpisy wykonuje się jako kopie przy użyciu skanera, kserokopiarki czy telefonu komórkowego lub aparatu fotograficznego. Wykorzystanie tych urządzeń oznacza, że odpisem może być odpowiednio skan, kserokopia czy zdjęcie.
Kserokopia jako odpis wg NSA
„skoro tak odpis, jak i kserokopia stanowią odwzorowanie oryginału, tyle tylko że pierwszy metodą tradycyjną, a drugi metodą nowoczesną, to istnieje podstawa do objęcia pojęciem odpisu także kserokopii. Podobnie zatem, jako odpis należy uznać kserokopię za dokument stanowiący dowód istnienia oryginału”- wyrok NSA z 25 maja 2016 r. I OSK 2842/15.
Zgodność z oryginałem jakich dokumentów może potwierdzić notariusz
Notariusz – co warto zaznaczyć – ma obowiązek poświadczania nie tylko dokumentów o charakterze urzędowym, ale również tzw. dokumentów prywatnych (czyli stanowiących dowód tego, że osoba, która dany dokument podpisała, złożyła oświadczenie o zawartej w nim treści). Katalog dokumentów które mogą być przedstawione w celu uzyskania notarialnie poświadczonego odpisu (zupełnego lub skróconego), jest bardzo szeroki. Przede wszystkim mogą być poświadczane dokumenty, takie jak: orzeczenia sądowe, dokumenty wydawane w postępowaniu administracyjnym (postanowienia, opinie, decyzje, różnego rodzaju zaświadczenia), dyplomy, dokumenty księgowe (faktury) itp. Należy mieć na uwadze fakt, że sporządzony przez notariusza odpis dokumentu prywatnego nie staje się jednak dokumentem urzędowym. Tutaj warto wyjaśnić czym jest moc urzędowa dokumentu a czym dokument urzędowy.
Dokument urzędowy vs dokument prywatny
Zacznijmy od tego czym różni się dokument urzędowy od prywatnego.
Za dokument urzędowy uznaje się dokument, sporządzony w przepisanej formie przez powołane do tego organy władzy publicznej i inne organy państwowe w zakresie ich działania. Jest on dowodem dla stanu, który w nim urzędowo zaświadczono (art. 244 ustawy z dnia 16 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego – dalej jako „k.p.c”.). Dokument prywatny zdefiniowano w art. 245 k.p.c.: „dokument prywatny sporządzony w formie pisemnej albo elektronicznej stanowi dowód tego, że osoba, która go podpisała, złożyła oświadczenie zawarte w dokumencie”. Formą „pośrednią” między w.w. jest dokument prywatny mający moc dokumentu urzędowego.
Moc dokumentu urzędowego
Rola dokumentu urzędowego w postępowaniach administracyjnych jest bardzo ważna, nie każdy bowiem dokument korzysta z powagi dokumentu urzędowego Przede wszystkim definicja dokumentu urzędowego zawarta jest w art. 76 z którego wynika, iż dokument urzędowy, musi spełniać dwa kryteria: kryterium formy oraz kompetencji – musi być wydany przez właściwy w sprawie organ (właściwy w zakresie przedmiotu działania, właściwości miejscowej, instancyjnej). Moc dokumentu urzędowego oznacza natomiast, iż dokument ten stanowi dowód tego co zostało w nim urzędowo stwierdzone, a zatem postępowanie administracyjne przyjmuje domniemanie prawdziwości dokumentu i zgodności z prawdą, tego co wynika z treści tego dokumentu urzędowego, przy założeniu, że został on sporządzony w sposób prawidłowy i wystawiony przez właściwy w sprawie organ.
Jakie dokumenty będą wymagane przez notariusza podczas poświadczenia dokumentu za godnego z oryginałem?
Wbrew pozorom uzyskanie u notariusza poświadczenia za zgodność z oryginałem nie jest ani trudne, ani kosztowne. Dla osób fizycznych wystarczy posiadanie:
- oryginału dokumentu tożsamości
- dokumentu, który ma zostać poświadczony
Taksa notarialna za poświadczenia zgodności odpisu lub wyciągu z okazanym dokumentem
Notariusz za dokonanie poświadczenia zgodności odpisu (wyciągu) z okazanym dokumentem może pobrać maksymalnie 6 zł + 23% VAT (7,38 zł brutto) za każdą stronę oryginalnego dokumentu.